Legalización de Documentos para surtir efecto en el Exterior

La legalización es dar fé de la firma del funcionario público que autoriza el documento, sin prejuzgar la forma y el contenido del mismo. La Legalización de los Documentos Extranjeros es imprescindible para que surta efectos en cualquier País de que se trate. Y salvo que exista Convenio, Tratado o Acuerdo internacional que exima de su legalización, la misma se hará conforme a uno de los dos procedimientos siguientes dependiendo del país que expida el documento:

A) Apostilla de La Haya. De acuerdo con el Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, la única formalidad que se exige para los documentos procedentes de los Estados parte de dicho Convenio es el sello de La Apostilla que coloca la autoridad competente del Estado del que emana el documento y surte efectos directamente ante cualquier autoridad en el País en el que se pretenda utilizar con validez.

B) La Vía Diplomática. Es el procedimiento a utilizar para la legalización de los documentos extranjeros de Registro Civil, Notariales y Administrativos expedidos en países no firmantes del Convenio de La Haya.

¿Qué es La Apostilla?

La Apostilla de La Haya es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Físicamente consiste en una hoja que se agrega a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público. Proviene del Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961, también conocida como la Convención de la Apostilla, firmado en La Haya, Países Bajos, que suprime el requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros. Entró en vigor el 24 de enero de 1965. Sólo tiene validez entre los países firmantes de este tratado, por lo que si el país donde se necesita utilizar el documento no pertenece a él, entonces será necesaria una Legalización Diplomática.

De acuerdo con el artículo 6 del Convenio, Venezuela designo como autoridad competente para expedir el sello apostilla al Ministerio De Relaciones Exteriores.

Todo documento que presente el sello de la apostilla, en Venezuela o en cualquier país parte del convenio, surte efectos legales sin necesidad de ser legalizado.  

¿En qué consiste?

Consiste en certificar que la firma y el sello de un documento público ha sido puesto por una autoridad competente. Al igual legalización, únicamente certifica que la firma o sello que muestra el documento fue emitido por un funcionario público en ejercicio de sus funciones, pero no certifica la validez del contenido del mismo. Sirve para que un documento nacional sea reconocido en un país extranjero. En principio, se reconoce en aquellos países que hayan firmado un tratado internacional, conocido como la Convención de la Haya, para disminuir así los trámites necesarios para el reconocimiento de estos en países diferentes al que fue emitido.

Documentos que se consideran Públicos:

Los documentos emanados de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; b) los documentos administrativos; c) los documentos notariales; d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas. Pero la Convención no se aplica a los siguientes documentos: a) los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares; b) los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera.

Miembros de la Convención de la Haya:

Actualmente existen 92 miembros de la Convención de la Apostilla: Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Barbados, Bielorrusia, Bélgica, Belice, Bosnia-Herzegovina, Botswana, Brunei, Bulgaria, China, Colombia, Islas Cook, Corea, Croacia, Chipre, República Checa, Dinamarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Granada, Honduras, Hungría, India, Islandia, Irlanda, Israel, Italia, Japón, Kazakstán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malawi, Malta, Islas Marshall, Mauricio, México, Moldova, Mónaco, Montenegro, Namibia, Nueva Zelanda, Niue, Noruega, Países Bajos, Panamá, Polonia, Portugal, República Dominicana, Reino Unido, Rumania, Federación Rusa, Saint Kitts y Nevis, Santa Lucía, San Vicente y las Granadinas, Samoa, San Marino, Serbia, Sudáfrica, Surinam, Swazilandia, Suecia, Suiza, Antigua República Yugoslava de Macedonia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania y Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Relaciones Exteriores:

Es la autoridad competente para expedir el sello apostilla al Ministerio De Relaciones Exteriores, de conformidad con el artículo 6 del Convenio de la Haya..

Requisitos Para Legalizar O Apostillar:

1.- El servicio que brinda el Departamento de Legalizaciones es totalmente gratuito, solo deberán consignar por documento la cantidad de 0.4 unidades tributarias en especies fiscales del Distrito Capital, y deberán consignarse adheridas a una hoja de papel blanca.

2.- Los documentos Públicos o Privados deberán venir certificados por los Ministerios correspondientes

3.- Solo se recibirán documentos originales emitidos por las instituciones venezolanas correspondientes.

Información:

Horario de atención al público: De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m.

Recepción De Documentos:

1.- La recepción de documentos se hará de lunes a jueves según el siguiente cronograma.

Lunes: Números de Cédula: 0,1 y 2

Martes: Números de Cédula: 3 y 4

Miércoles: Números de Cédula: 5 y 6

Jueves: Números de Cédula: 7,8 y 9

2.- Los documentos serán entregados el mismo día a los titulares

3.- Por cada documento se deberán consignar 0.4 Unidades Tributarias en especies fiscales del Distrito Capital

4.- La recepción de los documentos será de lunes a jueves en el horario comprendido desde las 8:00 am hasta la 10:00 am

5.- La entrega de los documentos será de lunes a jueves en el horario comprendido desde las 12:00 am hasta las 2:00 pm

Lapso de respuesta: Ocho (8) días hábiles. 

Los Documentos a ser legalizados ó apostillados por el M.P.P.R.E, deben previamente ser presentados ante las siguientes instituciones:

DOCUMENTOS DE ESTUDIOS:

DOCUMENTO

INSTITUCIÓN

● Títulos

● Diplomas

● Programas

● Constancias

● Notas Certificadas

● Actas de Grado

● Documentos de Educación Básica, Media y Superior

1. Departamento de Legalización del Ministerio del Poder Popular para la Educación

2. Departamento de Legalización del Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior.

Los Títulos emitidos por Universidades Privadas en todo el Territorio Nacional que vengan debidamente refrendados por el Ministro del Poder Popular para la Educación Superior, o en su defecto por el funcionario en quien se haya delegado la firma, se legalizarán directamente ante este Despacho.

DOCUMENTOS CIVILES:

DOCUMENTO

INSTITUCIÓN

● Matrimonio

● Buena Conducta

● Carta de Soltería

● Actas de Nacimiento

● Antecedentes Penales

● Defunción Sentencias de Divorcio

● Otros Documentos inherentes al Registro Civil.

1. Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia

CERTIFICADOS DE SANIDAD ANIMAL O VEGETAL:

DOCUMENTO

INSTITUCIÓN

● Traslados de Animales y Plantas.

1. Ministerio de Producción y Comercio

2. Servicio Autónomo de Sanidad Agropecuaria (SASA)

DOCUMENTOS LABORALES O DE SEGURIDAD SOCIAL:

DOCUMENTO

INSTITUCIÓN

● Constancias de Trabajo.

● Cotizaciones del Seguro Social

1. Ministerio del Trabajo

DOCUMENTOS DE TRANSITO Y TRANSPORTE:

DOCUMENTO

INSTITUCIÓN

● Registro Automotores

● Licencias de Conducir.

● Cartas Consulares

1. Ministerio de Infraestructura

2. Dirección de Transito Terrestres

DOCUMENTOS RELATIVOS A SALUD:

DOCUMENTO

INSTITUCIÓN

● Certificados e Informes Médicos.

● Titulos de Postgrado realizados en centros Hospitalarios.

1. Ministerio de Salud

CERTIFICADOS COMERCIALES:

DOCUMENTO

INSTITUCIÓN

● Origen, antigüedad, envejecimiento de invención.

● Calidad y apto para el consumo humano.

Ministerio de Producción y Comercio

Ministerio de Salud

 BASE LEGAL

    * Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

    * Convenio para Suprimir la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros.

    * Código Civil.

    * Ley Orgánica para la Protección del Niño y del Adolescente.

    * Decreto con Rango y Fuerza de Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos.

    * Reglamento Orgánico del Ministerio de Relaciones Exteriores.